写邮件之前，你得知道这些邮件礼仪！
本帖最后由 Mia酱 于 2016-11-19 09:17 编辑充电超人：工作中离不开发送邮件，但邮件并不像微信一样随心，邮件是更正式、更书面的的交流形式，对用语，格式都有一定的要求。一个不会写邮件的职场人，专业形象将会大打折扣。
刚开始写邮件，其实我是惶恐的。
或许早已习惯了日常生活中微信，短信以及电话这些聊天工具。刚进入职场接触邮件时，这一更正式、更书面的的交流形式，总让我拿捏不好尺寸。
或谦虚的过头，或简短的可怕。
讲真，直到现在，我对于邮件的恐惧还依旧还存在。不过相较之前，却有了更多的底气来游刃有余。
其实，邮件如同人一般，糟糕的邮件给你带来的影响可能是毁灭性的。譬如，错把 回复全部 当成 回复 ，结果将私密的信息广而告之。诸如此类，太多太多。
每一次的教训，都告诉我们要必须注意邮件这一个微小的东西。但，总会有些人会在邮件的问题上，摔一个又一个的跟头。
那，究竟如何做好邮件礼仪呢，且听我慢慢道来：
01
主题清晰，用词规矩
主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现的淋漓尽致。
1.标题要简洁，干练
2.标题要符合邮件正文内容
3.标题绝对不可以空，除非是给自己发的
4.标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等
5.若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题
02谦虚客气，用好措辞
俗话说，礼多人不怪。尤其生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。
要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够让人最大可能的宽恕你。
1.区别好上下级关系。
倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。
如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。
2.开头和结尾的套路要把握好
对于开头，如果你和收件人很熟，可以用Dear，XX。否则，尽量用HI，就可以了。
此外，结尾用些best regards，或者祝好，一切顺利等词就行。
03正文通顺，逻辑恰当
正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情：
1.将所有内容一次说清
考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。
2.正文叙述流畅，逻辑性强
如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。
其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。
3.合理对正文内容进行强调
对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。
只选择，你认为最重要的地方进行强调即可。
强调方式有很多，加粗，加文字背景色等。
4.慎用表情
邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。
这里只是说慎用而已。
5.避免错别字，这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。
04关于附件
有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。但，你必须要记住：
1.附件不要过大
比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。
一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。
必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。
2.有附件，必须要在正文指出
倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。
比如：如附件，是XXX
此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。
最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。
05邮件回复
你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。
1.及时性回复对方邮件
一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。
2.回复文字不要太少
其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。
3.回复和回复全部的区别
不要将这两个混淆！！回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。
如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。
4.控制回复邮件的量
如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。
等协商结束，在进行相关邮件的备忘等操作。
06关于其他
除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下：
1.发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。
比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。
2.主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。
3.跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。
作者 |强尼，公众号id：QN_JOURNEY
页:
[1]